En introduction…
On vous l’a promis Web2vi.com va transformer le fonctionnement de votre entreprise. Si vous en êtes maintenant convaincu, ce ne sera peut-être pas tout de suite le cas de vos salariés.
Que ce soit Web2vi ou autre chose, toute nouveauté représente un changement et tout changement génère, dans un premier temps, la peur d’un bouleversement des habitudes.Le défi consiste donc à créer de l’enthousiasme plutôt qu’un sentiment de rejet face à ce nouvel outil.
Et quoi de mieux que de s’inspirer de ceux qui ont été à votre place avant vous?
Après un bref rappel des notions de motivation et de conduite de changement au travail, suivront quatre témoignages d’entrepreneurs du bâtiment confrontés à l’adoption de la plateforme Web2vi.com dans leur entreprise côté bureau et côté chantier.
Changement ? Vous avez dit changement ??
Ce dessin célèbre des Shadock créé par Jacques Rouxel est une parfaite entrée en matière pour bien comprendre ce que représente le changement : il peut faire peur.
L’habitude nous fait faire des tâches dont on peut même oublier le sens d’origine. Pourquoi fait-on telle ou telle chose? Même si on ne le sait plus, puisqu’on le fait depuis très longtemps, c’est que cela doit servir à quelque chose. Arrêter de le faire peut donc apparaître comme un risque, voire un danger.
Le rejet face à l’annonce d’un changement est une réaction qui relève d’abord de l’émotion.
Deux grandes directions sont donc à suivre :
- Accompagner le processus de changement en faisant comprendre pourquoi les habitudes sont obsolètes et en quoi le fait de les remplacer va représenter une amélioration.
- Privilégier la raison à l’émotion en donnant une vision de l’après changement : cela permet d’embarquer les équipes et de les accompagner tout au long du processus.
Dans les deux cas la clé reste d’impliquer le plus possible les personnes concernées par le changement.
Plutôt que de forcer un bouleversement des habitudes sans explications, le processus sera validé lorsque les salariés auront le sentiment qu’ils ont participé à la décision d’opérer ou non le changement.
Le but est de définir avec eux les critères de décision et le temps que vous vous donnez pour mesurer l’impact du changement (gains de temps, travail plus intéressant, progression des responsabilités…) sur leur travail.
Il faut surtout préciser qu’un retour à la case départ est possible tout en projetant les équipes vers d’autres rives plus accueillantes..
Cette approche rationnelle de pilotage du changement a été étudiée et illustrée par William Deming avec sa roue, qui applique le concept de PDCA (Planifier, Développer, Contrôler et Améliorer).
L’application de cette méthode à la planification et la gestion de chantier est particulièrement efficace car elle permet de mobiliser, préparer et impliquer les équipes jusqu’au règlement de la facture finale par le client.
La première étape, la planification, vise à impliquer les équipes dès la conception du chantier en partageant avec eux les enjeux de ce dernier.
La phase de développement correspond à la mise en pratique. On constate si la réalité du chantier est bien en phase avec ce qui a été planifié.
L’étape de contrôle est primordiale car c’est sur elle que repose tout l’apport d’une telle démarche. Grâce à la mesure des performances et de l’avancée des travaux, on montre ici que le but n’est pas de surveiller les salariés (comme ils avaient pu le craindre au départ par réaction émotionnelle) mais d’avoir connaissance de l’état du chantier pour passer à la dernière phase : l’amélioration.
Ainsi, si le chantier est en retard on peut réadapter le plan d’action pour rattraper ailleurs des heures perdues. S’il est en avance on peut déjà anticiper la prochaine affaire.
La légère pente représente l’effort et la progression continue lorsque l’on fait avancer la roue. Elle rappelle également de rester vigilant quant à l’effet « retour de manivelle » : une « cale anti-retour » est nécessaire pour ancrer les nouvelles bonnes habitudes et consiste à effectuer un retour d’expérience.
Que ce soit dans des équipes chantier, au bureau ou même dans sa vie personnelle, le suivi attentif de cette méthode permet de mener à bien un processus de changement afin qu’il soit adopté durablement au sein d’une équipe motivée.
Voyons maintenant l’application de ces réflexions théoriques dans la réalité de quatre entreprises du bâtiment :
Chez les productifs : mise en place de relevés d’heures chantier
Un exemple d’expérience négative : un changement par autorité
Un chef d’entreprise décide brusquement de mettre en place la plateforme Web2vi.com afin de mesurer les avancements chantier. Il a imposé la solution sans prendre en compte l’étape d’accompagnement et d’implication des personnes qui seraient impactées. Les équipes ont été surprises et un sentiment de méfiance s’est installé générant une crispation générale…
En effet les feuilles d’heures travaillées à remplir par les équipes sur le terrain peuvent apparaître à première vue comme un moyen de surveillance et donc un manque de confiance de la part de la direction. Leur but étant, en fait, de pouvoir suivre l’avancée du chantier et d’être en mesure de le réajuster si l’on prend de l’avance ou du retard par rapport à ce qui était prévu dans le devis.
Sans explications le changement ne peut dépasser les premières réactions émotionnelles qui accueillent des nouvelles mesures avec du scepticisme.
Cette entreprise n’a pas réussi à « passer le cap », le cliquet anti-retour n’a pas fonctionné : les temps chantiers réalisés ne sont toujours pas connus.
Un exemple d’expérience positive : expliquer les enjeux et faire participer les collaborateurs
La stratégie de cet entrepreneur a été de choisir un chantier crucial pour son entreprise pour tester l’apport de Web2vi.com. Le contrat concernait un appel d’offre complexe qu’il fallait absolument gagner pour la bonne marche et la progression de l’entreprise. Face à ce choix a priori risqué il a décidé d’impliquer son chef de chantier dans la réalisation du devis en décidant ensemble des options techniques.
Ensemble, ils ont défini l’approche du chantier, décidé des hypothèses de temps, et rédigé le devis avec la plateforme Web2vi. Après avoir gagné le contrat, ils ont piloté le chantier conformément aux temps vendus : ils avaient constaté très rapidement un peu de retard et ont pu rectifier le tir tout en rentrant dans leurs prix.
Le chef d’entreprise a partagé sa vision, expliqué pourquoi il était important de faire un devis très ajusté et de suivre l’exécution au plus près. Il a assuré la phase de transition par une bonne gestion de la conduite de changement. Les risques pris ont été considérablement diminués.
À l’arrivée la plateforme a été adoptée avec enthousiasme et l’ensemble des chantiers sont suivis désormais avec Web2vi.com.
Au bureau : changement de logiciel de gestion
Un exemple d’expérience négative
C’est le cas d’une entreprise où la secrétaire était en charge de toute la partie administrative, des devis et factures. Elle re-tapait sur son ordinateur les devis établis à la main par le chef d’entreprise. Le patron avait envisagé la solution Web2vi.com dans l’optique de remplacer des tâches à faible valeur ajoutée (ici le fait de retaper le devis) par des tâches de relance clients et d’établissement de tableaux de bord à destination du chef d’entreprise.
La secrétaire n’a pas accueilli ce changement avec bienveillance (cela modifiait ses habitudes et générait un stress lié à l’incertitude dans l’élaboration des tableaux de bord). Plutôt que de réfléchir ensemble à en tirer le maximum, le chef d’entreprise a cédé au rejet de son employée (lui aussi n’était pas particulièrement à l’aise avec les outils informatiques). La solution n’a pas été adoptée et leurs difficultés de départ sont donc restées les mêmes.
Un exemple d’expérience positive
C’est l’exemple d’une entreprise qui est allée jusqu’à changer les tâches attribuées aux différentes personnes de la société. Le chef d’entreprise faisait le métré puis déléguait la production de tous les documents (devis, factures) à son épouse. Celle-ci, avec un emploi à plein temps ainsi que la gestion de tous les devis, avait moins de temps pour bien gérer les factures, la prise de rendez-vous client ou l’élaboration de tableaux de bord pour une vue d’ensemble de la progression de la société.
Ils ont tous deux décidé de chercher une solution qui pourrait répondre à leurs problèmes. Grâce au gain de temps et la facilité de création de devis proposé par la plateforme Web2vi.com, c’est désormais le patron qui effectue les devis et sa femme qui peut se concentrer pleinement sur la partie facture. Lui gère l’avant et pendant chantier et elle l’après.
En réfléchissant conjointement aux apports de la nouvelle solution une fois le changement installé, ils ont pu repenser toute leur manière de fonctionner dans l’entreprise et ainsi se débarrasser de ce qui les freinait auparavant pour progresser.
En conclusion…
Le changement est nécessaire pour rester compétitif mais l’imposer à ses employés génère de la peur.
La solution réside dans le fait d’impliquer ses collaborateurs et partager avec eux vos objectifs. Particulièrement pour la planification et la gestion de chantier, la roue de Deming vous fournit les étapes à suivre pour traverser une phase de changement avec succès.
L’outil Web2vi.com est concu dans cette démarche d’amélioration continue qui permet de se mesurer facilement et de faire progresser l’entreprise.
